kintoneの帳票出力事例6選｜Excel・PDF・CSV出力の課題解決ポイント

「kintoneのデータから請求書や報告書を出力したい」「使い慣れたExcelで帳票のレイアウトを作りたい」そんな方に向けて、kintoneでの帳票出力の課題を、アールスリーのサービスで解決した企業の事例をご紹介します。業務内容はさまざまですが、共通しているのは「kintoneに入力したデータを、そのままExcel・PDF・CSVなどの形式で出力できる仕組みにしている」という点です。ノーコードツール「gusuku Customine（カスタマイン）」や、業務改善・システム開発サービス「キミノマホロ」を活用し、業務に合った帳票出力を実現しています。 

kintoneの帳票出力でよくある課題

kintoneで帳票出力の効率化を検討している企業の多くは、次のような悩みを抱えています。

• 同じデータの手入力：入力済みのデータを、帳票や会計システムのためにもう一度手で入力している
• 複雑な様式の帳票：画像やチャートを含む報告書や、複数法人分の請求書など、様式が複雑な帳票を出力する方法が見つからない
• 出力後の加工作業：書き出したデータを、会計ソフトやレポートの形式に合わせてExcelで加工している
• 印刷・郵送・ファイリングの手間：書類を印刷して郵送したり、手作業で並べ替えてファイリングしたりしている

これらの課題をどのように乗り越えたのか、具体的な成功事例を見ていきましょう。

企業名	抱えていた課題	導入効果
日本環境分析センター株式会社様	【報告書】事務員が分析データをExcelに入力して報告書を作成しており、転記ミスが起こりやすい	80検体分で丸1日かかっていた報告書の作成が、ボタンを押すだけで完了
株式会社ズコーシャ様	【着手書類・経歴書】システムに入力済みの情報を、Excelに再度手入力	kintone上のデータから、ボタン1つで必要な書類を出力
小倉社会保険労務士事務所様	【書類の表紙】助成金の申請書類控などを全て印刷し、顧問先に郵送	表紙をボタン1つでPDF出力し、月300枚ほどのペーパーレス化
セブンセンス税理士法人様	【請求書・仕訳データ】複数法人分の請求書に対応できる機能を備えたサービスが見つからない	請求書のPDFと仕訳データのCSVを出力し、会計システムへの手打ちから解放
PT. FPC Indonesia様	【会計データ】kintoneから書き出したExcelデータを、会計ソフトの形式に合わせて3段階ほど加工	ボタンを押すだけで、会計ソフトへコピペできるデータが得られるように
株式会社エフ・コード様	【レポート】Excelでデータを加工して抽出しており、負荷の大きな作業になっている	抽出処理の自動化で、作業時間が10分の1ほどに短縮

1.【Excel出力】日本環境分析センター株式会社様のkintone活用事例

～Excelで作成していた数値・画像・チャートを含む複雑な報告書がkintoneで帳票出力可能に。丸1日がかりの作業がボタン1つで完了！～

• 抱えていた課題

アスベスト（石綿）の含有分析を行う同社では、アスベストの種類や顕微鏡写真、X線回折分析のチャートなどを含む報告書を、検体の数だけ作成し、印刷してお客様に納品しています。分析の専門家ではない事務員が分析データをExcelに入力していたため、転記ミスが起こりやすく、二重チェックにも苦労していました。報告書を検体別にファイリングする作業も、大量の書類を手作業で並べ替えるため、事務員3人で取り組んでも追いついていませんでした。

• kintone×キミノマホロでの解決策

アールスリーとともに、検査の依頼受付から案件管理、分析結果の入力、報告書の出力までを一貫して行えるkintoneアプリを開発し、分析者が結果を直接入力できるようにしました。当初はExcelのマクロを利用する予定でしたが、開発の早い段階で方針を変更。数値・画像・チャートを含む複雑な報告書も、kintoneから直接Excel帳票として出力できるようにしました。

• 導入効果

以前は分析結果が出た後、80検体分の報告書を作成するのに丸1日かかっていましたが、現在はアプリのボタンを押すだけで完了します。kintoneアプリから報告書を体系的に出力できるようになったことで、事務員が検体別に報告書を並べ替える作業も不要になっています。あわせて入力ミスも大幅に減少し、管理者がデータをダブルチェックする負荷も減りました。

2.【Excel出力】株式会社ズコーシャ様のkintone活用事例

～営業部が3ヶ月で受注管理システムを内製！現場DXを加速させたカスタマインの底力～

• 抱えていた課題

同社では、10年以上利用してきた受注管理システムが、サーバーの老朽化と保守の限界に直面していました。事業領域が広く、それをカバーできるパッケージソフトもなかったため、営業部が主導してkintoneで開発を始めました。しかし、必要なフィールドが270項目にも及んで入力画面が縦長になり、会社から求められていた受注状況の帳票も出力できないという課題がありました。また、発注者へ提出する着手書類や技術者の経歴書は、システムに入力済みの情報をExcelに再度手入力したり、別管理のAccessを参照したりして作成していました。

• kintone×カスタマインでの解決策

JavaScriptなどの知識のない営業部のメンバーが、IT事業部のサポートを受けながらカスタマインで開発を進めました。縦長の画面はタブ表示で整理し、帳票は使い慣れたExcelでテンプレートを作成して、そのままExcel形式で出力できる仕組みを実現。受注管理アプリ「入札大臣」を3ヶ月で完成させました。

• 導入効果

着手書類や技術者の経歴書は、kintone上のデータからボタン1つで出力されるようになりました。カスタマインではExcelで出力レイアウトを作成できるため、多様なフォーマットに対応できるほか、Excelの関数をそのまま利用できる点も現場から高く評価されています。設定は日本語で記述されているため処理内容を共有しやすく、担当者に依存せずに改善を進められるようになりました。

3.【PDF出力】小倉社会保険労務士事務所様のkintone活用事例

～kintone×カスタマインだからできた！2人の社労士事務所でもこなせる業務は5人分～

• 抱えていた課題

同事務所では、給与計算や労働社会保険の手続などを2人で行っており、kintoneの基本機能を1年間使いこなした後、さらなる活用を検討していました。当時はコロナ禍で助成金の申請業務がとても多く、帳票出力の機能が必要でした。顧問先に申請書類の控を納品する際は、中身がわかるようにWordで作成した表紙を貼付していました。書類は全て印刷し、顧問先に郵送していました。

• kintone×カスタマインでの解決策

帳票出力以外にもできることが多い点に注目し、カスタマインを導入。まずは助成金に関する書類の表紙を、ボタン1つでPDF出力できるようにし、データ納品に切り替えました。ほかにも、顧問先一覧アプリのタブ表示や手続管理アプリの一括更新、労使協定や産休・育休の手続に関わる日付の計算と通知など、様々なアプリでカスタマインを活用しています。

• 導入効果

印刷・郵送の手間が省け、事務所と顧問先の書類で月に300枚ほどのペーパーレス化につながりました。徹底的な業務改善により、一般的な事務所であれば5人分の仕事を、2人で対応しています。

4.【PDF・CSV出力】セブンセンス税理士法人様のkintone活用事例

～仲間を増やせたのは、コードを書かなくてもカスタマインがすべて解決してくれたから～

• 抱えていた課題

同法人では、kintoneの基本機能だけでは対応できない部分を、システム業務の担当者が独学でJavaScriptを書いてカスタマイズしていました。しかし、担当者が総務経理部の業務も担うようになり、ほかにkintoneを触れる人を作ることが課題になっていました。また、顧客によってはグループの複数法人から請求が発生しますが、請求はまとめて出さなければなりません。インボイス制度の導入により、各社の適格事業者番号を付ける必要が出てきましたが、利用していたクラウドの会計サービスでは1社分しか登録できませんでした。帳票印刷サービスを含めても、やりたい機能を備えたものは見つかりませんでした。

• kintone×カスタマインでの解決策

他の人でもkintoneを運用できるようにカスタマインを導入し、システム畑出身ではない社員もアプリを作れるようになりました。請求管理アプリでは、合計請求書と各社からの明細書をPDFで出力できるようにしました。複数法人分の請求処理は、カスタマインのやること「リストから要素を取り出す」を使って繰り返し実行する仕組みにし、Excelテンプレートも1つを使い回せるようにしています。さらに、ボタンをクリックするだけで、仕訳データをCSVとしてダウンロードできるようにしました。

• 導入効果

従来は会計システムに請求書の内容を手打ちしていましたが、その作業から解放されました。複数法人分の請求処理を繰り返し実行する仕組みにしたことで、修正する場合も1か所だけで済みます。また、システムと関わりがなかった社員もアプリを組めるようになり、kintoneを使える仲間が増えました。

5.【CSV出力】PT. FPC Indonesia様のkintone活用事例

～アールスリーとgusuku Customineは、人を成長させる会社でありプロダクトです。～

• 抱えていた課題

インドネシアに進出した日本企業の就労ビザ取得を支援する同社では、見積書や請求書をExcelで作成しており、その作業がとても大変でした。kintoneを導入したものの、基本機能だけでは必要最低限の機能を備えたアプリしか作れず、現場スタッフからの機能要望が錯綜した状態になっていました。帳票出力も他のプラグインで行っており、とても苦労していました。また、kintoneから書き出したExcelデータを、現場スタッフが会計ソフトのフォーマットに合わせてExcel上で3段階ほど加工してから、会計ソフトにコピペしていました。

• kintone×キミノマホロでの解決策

アールスリーのコンサルティングを受けながら、カスタマインで既存アプリをカスタマイズしました。見積・請求書作成アプリには帳票出力ボタンを設け、案件の進捗管理アプリでは、お客様に提出するビザ取得スケジュールを帳票出力できるようにしました。帳票のフォーマットはExcelで自由に作れるため、年月の表記や、インドネシア式の数字の表記など、細かい要望にも対応しています。会計ソフト用のデータは、書き出す時に自動で会計ソフトのフォーマットに合わせて加工されるようにしました。

• 導入効果

ボタンを押すだけで、会計ソフトへコピペできるデータが得られるようになりました。また、kintoneを基本機能だけで運用していた1年間は、現場スタッフが苦しみながらアプリを使っていましたが、カスタマインでのカスタマイズにより楽しんで使ってくれるようになりました。kintone自体に対する現場スタッフからの評価もあがっています。

6.【CSV出力】株式会社エフ・コード様のkintone活用事例

～伝えた要望が採用されることも！ユーザーとアールスリーで一緒に育てるgusuku Customine～

• 抱えていた課題

インサイドセールス関連のレポーティングサービスを提供する同社では、架電の結果をkintoneに記録し、その日に架電した分のレポートをクライアントに提出しています。項目数が多い上に関わる人間が多いため入力ミスが多く、納品前のチェックが大変でした。また、レポートの作成にはExcelでのデータ加工や抽出が必要で、とても負荷の大きな作業でした。

• kintone×カスタマインでの解決策

カスタマインで、入力漏れのアラートを出したり、必要な情報が入っていない場合はエラーのダイアログを表示してレコードを保存させないようにしたりと、誰が入力しても間違いのない状態を目指しました。レポートは、夜間にJob Runnerの定期実行タスクを走らせ、最終対応日時が当日のデータだけを抽出してCSVファイルで出力し、レポート出力フィールドに添付する仕組みにしました。過去も含めた全件分のデータを提出する場合は、3,000件ずつ出力するカスタマイズもしています。

• 導入効果

抽出処理を自動化したことで、レポート作成の作業時間は10分の1ほどに短縮されました。入力ミスが減ったことで、納品前のチェック負荷もとても軽くなりました。

kintone帳票出力事例に共通する成功のポイント

①ボタン1つや夜間の自動実行で、出力の手間を減らす

帳票の作成に手作業が多いと、件数が増えるほど負担が大きくなります。日本環境分析センター様では、80検体分で丸1日かかっていた報告書の作成が、アプリのボタンを押すだけで完了するようになりました。小倉社会保険労務士事務所様では、助成金に関する書類の表紙をボタン1つでPDF出力できるようにし、データ納品に切り替えています。エフ・コード様では、夜間にJob Runnerの定期実行タスクを走らせてレポートを自動で出力し、作業時間を10分の1ほどに短縮しました。

②使い慣れたExcelで帳票のレイアウトを作る

帳票の様式は、提出先や業務に合わせて細かく決まっていることが少なくありません。ズコーシャ様では、使い慣れたExcelでテンプレートを作成し、Excelの関数もそのまま利用しています。PT. FPC Indonesia様では、Excelで帳票フォーマットを自由に作れることを活かし、年月の表記やインドネシア式の数字の表記にも対応しました。セブンセンス様でも、複数法人分の請求処理を繰り返し実行する仕組みにして、1つのExcelテンプレートを使い回しています。

③一度入力したデータを、帳票のために入力し直さない

帳票を作るためにデータを転記していると、手間がかかるだけでなく、転記ミスも起こりやすくなります。日本環境分析センター様では、分析者が結果をkintoneに直接入力し、そのまま報告書を出力できるようにしたことで、入力ミスが大幅に減少しました。ズコーシャ様でも、Excelに再度手入力していた着手書類や技術者の経歴書を、kintone上のデータからボタン1つで出力できるようにしています。

④書き出し後の加工がいらない形式で出力する

kintoneから書き出したデータを、別のシステムや提出先に合わせて毎回Excelで加工したり、手打ちしたりしていると、出力しても手間が残ってしまいます。PT. FPC Indonesia様では、書き出す時に自動で会計ソフトのフォーマットに合わせて加工されるようにし、ボタンを押すだけで会計ソフトへコピペできるデータが得られるようになりました。セブンセンス様でも、仕訳データをCSVとしてダウンロードできるようにしたことで、会計システムへの手打ちから解放されています。

今回ご紹介した6社は、業務内容も出力している帳票もそれぞれ異なりますが、いずれも「kintoneに入力したデータを、そのままExcel・PDF・CSVなどの形式で出力できる仕組みにしている」という共通点がありました。ボタン1つや自動実行で出力できるようにする、使い慣れたExcelで帳票のレイアウトを作る、一度入力したデータを入力し直さない、書き出し後の加工がいらない形式で出力する。この4つのポイントは、帳票出力に取り組む際のヒントになるはずです。

ご紹介したのは報告書や請求書、会計ソフト用のデータが中心ですが、同じ考え方は納品書や発注書など、さまざまな帳票に応用できます。自社で帳票の作成に時間がかかっている業務があれば、ぜひ仕組み化を検討してみてください。

kintoneと組み合わせることで、帳票出力をはじめとした業務改善の幅を大きく広げられる「カスタマイン」。気になった方は、ぜひ下記もあわせてご覧ください。

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