kintoneの在庫管理事例5選｜業種別に見る課題解決と仕組み化のポイント

「kintoneで在庫管理を効率化したい」
「業種によって異なる在庫管理の課題を、具体的な事例で知りたい」
そんな方に向けて、kintoneで在庫管理の課題を解決した企業の事例をご紹介します。

卸売業・小売業、不動産業・物品賃貸業、自治体・官公庁、製造業と、業界はさまざまですが、各社に共通しているのは「紙やExcelでの管理から抜け出し、正確な在庫状況をリアルタイムに把握できる仕組みを構築している」という点です。
紹介する事例では、kintoneにノーコードカスタマイズツール「gusuku Customine」を組み合わせたり、伴走型のシステム開発サービス「キミノマホロ」を活用したりすることで、それぞれの業務に合った在庫管理を実現しています。

企業名	業種	抱えていた課題	kintoneで解決したこと
ササキセルム株式会社様	卸売業・小売業	【生地在庫】20冊の紙台帳による属人化・在庫ズレ	ステータス別の自動計算で紙台帳を電子化
株式会社SSマーケット様	不動産業・物品賃貸業	【レンタル機器在庫】 4万点超の棚卸しに膨大な時間	QRコードスキャンによる自動集計・不備検知
株式会社ワイドループ様	卸売業・小売業	【商品在庫】 入出荷管理の分断・二重管理	基幹システム刷新による在庫の自動連携
新富町役場様	自治体・官公庁	【消耗品在庫】 共有Excelファイルの取り合い	申請時の自動在庫引き当て
コベルコ建機株式会社様	製造業	【部品在庫】 拠点間の在庫データのズレ	在庫転送・代理検収アプリの自社開発

1.【卸売業・小売業】ササキセルム株式会社様のkintone活用事例

〜在庫管理の未来を拓く！kintoneとカスタマインで紙台帳を電子化〜

• 抱えていた課題

生地商社である同社では、20冊にもおよぶ紙の台帳で生地の仕入れ・受発注を手書きで管理していました。台帳は同時に一人しか作業できず、問い合わせ対応や在庫確認のたびに取り合いが発生。複数人がそれぞれのルールで書き込むため在庫数にズレが生じるだけでなく、手書きゆえの読み間違いによる計算ミスも起きていました。在庫の有無を把握しきれず、受注してしまうトラブルも発生していました。

• kintone×カスタマインでの解決策

発注・受注・閲覧・データ保管用の4つのアプリを構築し、カスタマインで連携。現物在庫・加工中・他倉庫など、生地特有の複雑なステータスごとに、どの数字を足し引きするかを条件分岐で自動計算する仕組みを実現しました。あわせて、入力フィールドが順に表示される仕様など、紙に慣れたユーザーでも迷わず使える工夫も施しています。

• 導入効果

台帳を電子化したことで、計算ミスがなくなり、出荷可能な在庫を誰が見てもすぐに把握できるようになりました。外出先からもスマートフォンで確認できるようになり、社内への電話確認も不要になっています。蓄積したデータを分析することで、ベテランの肌感に頼っていた発注判断を、効率的な生産計画につなげられるようになりました。

2.【不動産業・物品賃貸業】株式会社SSマーケット様のkintone活用事例

〜クリックや画面遷移を徹底的に削減し、現場が使いやすいアプリを実現。急成長企業の業務改善とデータ活用を支えるカスタマイン〜

• 抱えていた課題

事業の急成長に伴い、貸出用機器が4万点以上に増えたことで、年に一度の棚卸しが大きな負担となっていました。共同編集による処理の重さや、担当者ごとに異なる入力フォーマット（全角・半角）により、集計作業には膨大な時間がかかっていました。同時に、契約・案件管理も表計算ソフトで行っており、担当営業や顧客ごとに何十枚ものシートが乱立し、それぞれが自分の経験と感覚で業務を進める状態になっていました。

• kintone×カスタマインでの解決策

棚卸し業務では、QRコードを読み取るだけでkintoneのテーブルにデータが自動追加される仕組みを構築。重複や入力ミスをその場で検知し、棚の位置違いもすぐに発見して修正できるようになりました。案件管理では、部署ごとにバラバラだった管理を1つのアプリに集約し、部署に応じて不要な項目を非表示にする、顧客検索をダイアログ化するなど、ユーザーの手間を1つでも減らすカスタマイズを重ねました。

• 導入効果

棚卸しの準備時間は1日から1時間以下、作業人数は50人から30人、作業日数は2日から1日に短縮されました。案件管理でも属人化を防ぎながら現場の使い勝手を高めたことで、ユーザーからは「kintoneでやってみよう」という声が自然に上がるようになり、業務改善が現場主導で進む体制が整っています。

3.【卸売業・小売業】株式会社ワイドループ様のkintone活用事例

〜基幹システムをkintoneでリプレース。高い作業効率と拡張性を得て、攻めの経営が可能に！〜

• 抱えていた課題

物流機器の中古買取・販売を手がける同社では、経理業務に強いパッケージ製品を基幹システムとして使用していましたが、こうした業態には合っていませんでした。フォークリフトの有無といった業務特有の情報を登録する欄がなく、備考欄への手入力で対応するなど、運用でカバーする場面が多くありました。また、入出荷管理だけは別のkintoneアプリで行っていたため、基幹システムとの間でシステム間の転記が発生し、効率が悪い状態が続いていました。

• kintone×キミノマホロでの解決策

基幹システムをkintoneにリプレースし、問い合わせから買取・販売、入出荷、請求までの業務を一元化しました。販売アプリで在庫引当を行うと、商品・在庫マスタアプリだけでなく、ECサイトの在庫数も連動して変更される仕組みを構築。さらに、仮引当てから1ヶ月経過した商品を自動で検知し、担当者に通知するリマインダー機能も実装し、引当解除の対応漏れを防いでいます。

• 導入効果

手作業での計算や転記が不要になり、作業効率は1.5倍に向上。ラック関連商品の構成部材の個数計算も自動化され、ヒューマンエラーによる誤出荷の解決にもつながりました。案件のやり取りもkintone上に集約され、必要な関係者にだけ通知が届く仕組みにより、連絡の見落としやストレスも軽減されています。

4.【自治体・官公庁】宮崎県 新富町役場様のkintone活用事例

〜専門知識がない自分でもできる！kintoneとgusuku Customineで役場の業務を効率化〜

• 抱えていた課題

宮崎県新富町役場では、庁内の消耗品申請は共有サーバー上の1つのExcelファイルで行っていたため、申請期限が近づくとアクセスが集中して編集できないことがありました。各課で紙に取りまとめてから転記する手間も発生していました。入札関連の書類では、紙に印刷した後で軽微なミスが見つかるたびに再印刷・差し替えが発生し、進捗管理にも常に気を配る必要がありました。

• kintone×カスタマインでの解決策

消耗品管理では、「請求」「在庫」の2つのアプリをカスタマインで連携し、申請内容に応じて在庫を自動で引き当てる仕組みを構築しました。入札関連の書類では、決裁者の選択ミスなどを検知するエラー機能を追加し、紙資料の差し替え・再印刷が不要なペーパーレス運用も実現しています。

• 導入効果

消耗品の申請はいつでも行えるようになり、請求忘れやExcelの取り合い、転記の手間もなくなりました。入札関連の業務でも、ミスによる再印刷の手間がなくなり、審査会もペーパーレスで運用できています。専門知識のない職員でも、必要なカスタマイズを自分たちで実現できる体制が整いました。

5.【製造業】コベルコ建機株式会社様のkintone活用事例

〜物流センターのワークフローが必要でした。アールスリーと組めばkintoneを自走化できると確信できたので依頼しました〜

• 抱えていた課題

建設機械メーカーである同社では、既存の物流センターにおいて、業務手順が標準化されておらず、案件完了までのプロセスが人によって異なっていました。そのため管理者はセンター全体の業務量や問題点を把握できず、改善もままなりませんでした。加えて、新設する物流センターは既存のオフィスから離れた場所に建つため、これまでのように倉庫スタッフと直接コミュニケーションを取ることも難しく、多拠点から使えるシステムが必要でした。

• kintone×キミノマホロでの解決策

各チームと倉庫業務の委託先3社をつなぐワークフローを整理し、9種のkintoneアプリに標準化しました。導入後は新卒で配属されたばかりの社員が運用を担当し、eラーニングや伴走支援を通じてkintoneを習得。拠点間で在庫を移送する際のワークフローをまとめた「在庫転送アプリ」や、誤って別倉庫に届いた荷物の在庫データを一致させる「代理検収アプリ」など、現場のニーズに合わせたアプリを自ら作成できる体制を整えました。

• 導入効果

標準化した9つのアプリのうち、特に使用頻度の高い5つのアプリだけでも、月86.9時間の業務削減を実現しました。部品のキズなど、これまで感覚的に把握していた情報も写真付きで数値集計できるようになり、具体的な改善アクションにつながっています。新卒社員が主体的にアプリを開発・改善できる体制が整い、業務担当者自身の手で継続的な改善を進められるようになりました。

kintone在庫管理事例に共通する成功のポイント

①複数のアプリを連携させ、複雑な在庫ステータスに対応する

在庫管理が難しくなる要因の一つに、同じ商品でも「現物在庫」「加工中」「他倉庫」のように状態によって扱いを変えなければならない点があります。ササキセルム様では、発注・受注・閲覧・データ保管の4つのアプリに分けたうえで、ステータスごとの足し引きを自動計算する仕組みを構築し、複雑な在庫の動きを手作業で管理する必要がなくなりました。

②現場の入力の手間そのものを減らす工夫を加える

在庫管理システムは、正確なデータを保つために「入力してもらう」ことが前提になります。SSマーケット様では、QRコードをスマートフォンで読み取るだけでデータが自動追加される仕組みを作り、入力の手間と同時に重複や入力ミスの検知も行えるようにしました。

③忘れがちな確認作業をリマインドする仕組みを作る

在庫管理では、確認や対応の漏れが在庫のズレにつながります。ワイドループ様では、仮引当てから1ヶ月経過した商品を自動で検知し、担当者に通知する仕組みを実装。人の記憶や気づきに頼らず、システム側から知らせる仕組みを作ることで、対応漏れを防いでいます。

④小さく始めて、現場主導で改善を広げていく

在庫管理のシステム化は、最初から完璧な仕組みを目指す必要はありません。新富町役場様では消耗品管理から入札書類の管理へと少しずつ対象を広げ、コベルコ建機様では新卒社員がkintoneの運用を担いながら、在庫転送・代理検収といった現場のニーズに合わせたアプリを自ら追加していきました。専門知識がなくても、ノーコードツールがあれば現場主導で改善を続けられる点は、5社に共通する強みです。

今回ご紹介した5社は、業種も課題の内容もそれぞれ異なりますが、いずれも「紙やExcelでの管理から抜け出し、正確な在庫状況を仕組みとして把握できるようにした」という共通点がありました。複数のアプリを連携させる、入力の手間を減らす、確認漏れをリマインドする、小さく始めて改善を広げる。今回紹介した4つのポイントは、業種を問わず在庫管理に取り組む際のヒントになるはずです。

kintoneで在庫管理を実現する例を、動画でも解説しています。あわせてご覧ください。

kintoneと組み合わせることで、在庫管理をはじめとした業務改善の幅を大きく広げられる「gusuku Customine」。気になった方は、ぜひ下記もあわせてご覧ください。

一方、基幹システムの刷新や複数拠点をまたぐ仕組みづくりなど、大掛かりな在庫管理の仕組みを一から構築したい方には、「キミノマホロ」がお悩みの相談に乗ります。システム開発から伴走支援まで、まずはお気軽にご相談ください。